Voordelen van digitalisering
De Vierde Industriële Revolutie is inmiddels een feit. Steeds vaker krijgen we op verschillende vlakken te maken met technologische vernieuwingen die een enorme impact zullen hebben op de economie en op ons dagelijks leven. Ook de arbeidsmarkt en het HR-beleid zullen onvermijdelijk sterk veranderen. Dat vraagt van organisaties in álle sectoren een enorm aanpassingsvermogen en van uitzendondernemers in het bijzonder. Zie deze ontwikkelingen niet als bedreiging, maar als kans om je te onderscheiden in de snelveranderende flexmarkt. Uiteindelijk zullen de hybride bureaus overleven.
Goede, geïntegreerde software
Een niet te vermijden digitale ontwikkeling in de uitzendbranche is het digitaliseren van bedrijfsprocessen met gebruik van goede, geïntegreerde software. Eigenlijk is software voor ieder uitzendbureau essentieel om bedrijfsprocessen professioneel en efficiënt in te richten om zo groei te realiseren. Maar ook voor het juist toepassen van wet- en regelgeving, vooral bij de verloning en facturatie, is goede software essentieel. Je moet kunnen rekenen op een systeem dat de loonadministratie goed uitvoert, met toepassing van verschillende uitzend-cao’s, correcte premieberekeningen en dat rekening houdt met specifieke regelingen en subsidies voor bepaalde groepen werknemers. En, minstens zo belangrijk, goede software zorgt ook voor een enorme tijdsbesparing. Tijd die je nu kunt besteden aan contact met klanten en kandidaten en die je kunt gebruiken om groei van je onderneming te realiseren. De kosten van een degelijk softwaresysteem lijken misschien hoog, maar zullen zich uiteindelijk terugbetalen.
Efficiencyvoordelen en continuïteit
In de whitepaper Kansen zien en (be)grijpen benadrukt Ton Sluiter, manager Data & Innovatie bij Intelligence Group, de voordelen van goede, geïntegreerde software. Hij stelt dat een serieuze intermediair om voornoemde redenen, niet meer zonder een goed, geïntegreerd softwarepakket kan. “Als alle informatie door goede software in één omgeving beschikbaar is, dan biedt digitalisering enorme efficiencyvoordelen”, aldus Sluiter. En goede software waarborgt de continuïteit van de organisatie. Sluiter: “Het verloop in de uitzendbranche is hoog. Biedt de uitzendbranche veel mensen een opstap naar vast werk, intercedenten gebruiken hun werk vaak óók als opstap. Door te investeren in een goed informatiesysteem gaat opgebouwde kennis niet verloren.”
Digitalisering: kans of bedreiging?
De toegevoegde waarde van intermediairs ligt in het maken van de juiste match en dat gaat volgens Sluiter beter als je beschikt over relevante data. Sluiter: “Op basis van relevante data kun je een algoritme bouwen waarmee je goed kunt voorselecteren. Het ‘echte werk’ begint daarna eigenlijk pas.” Je doet jezelf aan de ene kant dus tekort als je geen gebruik maakt van beschikbare data. Aan de andere kant zal het gebruik van algoritmen niet voor elke uitzendondernemer even waardevol zijn. Daarin moet elke ondernemer zelf zijn keuze en zorgvuldige afweging maken. Alleen jij kunt inschatten of de resultaten opwegen tegen de investering. Dat geldt ook voor het gebruik van platforms. Als je weet waar geschikte kandidaten zich bevinden, dan kun je wellicht zonder slimme systemen. Toch is het altijd handig om te weten hoe je doelgroep zich (online) beweegt en of ze Google of LinkedIn gebruiken om werk te vinden.
Verplicht?
Digitale ontwikkelingen zijn dus overal, maar ben je bent zeker niet verplicht om met de laatste trends mee te gaan. Wél wordt steeds vaker van bedrijven verwacht dat zij aan bepaalde digitale standaarden voldoen. Zo eist de overheid dat bedrijven alleen nog maar via e-Herkenning informatie delen met (semi)0verheidsinstanties. Wel zo gemakkelijk, want zo heb je als uitzendondernemer nog maar één loginmiddel nodig om bijvoorbeeld je belastingzaken te regelen, verzuimmeldingen te doen bij het UWV en praktijkleren aan te vragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Een ander voordeel van e-Herkenning is dat je mensen kunt machtigen voor bepaalde zaken zodat je werk uit handen kunt geven.
Digitale veiligheid
Uitzendbureaus beschikken om enorme hoeveelheden gevoelige bedrijfs- en persoonsinformatie. Denk alleen al aan de persoonsgegevens van de kandidaten die staan ingeschreven, zoals burgerservicenummers en bankrekeningnummers. De privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming regelt al voor een groot deel dat bedrijven zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan. Daarnaast zul je ook moeten zorgen voor algehele digitale veiligheid binnen jouw organisatie. Dat betekent dat je personeel bewust moet maken van de risico’s en hen moet trainen in digitale veiligheid en dat je regelmatig updates uitvoert zodat softwareprogramma’s voldoen aan de laatste beveiligingseisen.
