Wat komt er kijken bij een backoffice?
U bent serieus met uw vak bezig en wilt dus ook serieus worden genomen door klanten en uitzendkrachten. U wilt stabiliteit en betrouwbaarheid uitstralen en de schijn van cowboy of ééndagsvlieg ver van zich houden. Dus u legt zichzelf bepaalde eisen op en wilt voldoen aan specifieke normen. Dat kost tijd en geld.
NEN 4400-1 norm, ABU, NBBU
Serieuze uitzendbureaus conformeren zich vrijwillig aan de NEN 4400-1 norm en sluiten zich aan bij één van de twee algemeen geaccepteerde brancheverenigingen in de uitzendbranche: ABU of NBBU. Dit zorgt ervoor dat dat u goed op de hoogte bent én blijft van de CAO voor uitzendkrachten en NEN 4400-1 norm (beide aan verandering onderhevig). Vervolgens ondergaat uw bedrijf minstens 2 keer per jaar een uitgebreide screening door een certificeringorganisatie, waarin alle processen, facturen, werknemersdossiers, loonaangifte-staten en afdrachten onder de loep worden genomen.
Kennis van zaken hebben en delen
Ook zal u als uitzendondernemer alles moeten weten van de CAO’s voor uitzendkrachten, de Wet Flexibiliteit en Zekerheid, de Wet Ketenaansprakelijkheid, fiscale zaken, loonadministratieve zaken, kostprijsberekeningen, het Nederlandse sociale zekerheidsstelsel, en meer. Regelmatig hebben uitzendkrachten of klanten vragen, die vakkundig beantwoord moeten worden.
Administratie voeren
Wekelijks moet u, op basis van urendeclaraties, verlonen en factureren. Betalingen verrichten, loonstroken sturen, loonbeslagen verwerken, voorschotten inhouden, enzovoort. Een groeiend aantal opdrachtgevers en uitzendkrachten heeft de wens om de uren via een online applicatie te registreren en accorderen. Goede software dan noodzakelijk. Helaas is veel software duur in gebruik, niet flexibel en moeilijk aanpasbaar. Sommige pakketten hebben veel te veel functionaliteiten, waardoor de gebruiksvriendelijkheid sterk afneemt, andere pakketten missen weer belangrijke zaken.
Betalen en voorfinancieren van de loonsom
Uitzendkrachten worden wekelijks betaald en de opdrachtgever heeft gemiddeld 30 dagen de tijd om de factuur te betalen. In sommige sectoren is zelfs 60 of 90 dagen gebruikelijk. De minimaal noodzakelijke schaalgrootte van een klein uitzendbureau, om in ieder geval het salaris van de eigenaar te betalen, is ongeveer 600 verloonde uren per week, of 15 FTE. Met een gemiddeld uurtarief van bijvoorbeeld € 20,- per uur, moet al minstens € 50.000 (600 uur/week x € 20,-/uur x 4 weken betaaltermijn) beschikbaar zijn om te investeren.